社内全体会でリモートワークショップを行いました

ASUの矢島です。
新型コロナウィルスの影響により、全社でテレワーク導入となりました。そのため、社員全員が集まる全体会もリモートとなり、良い機会でしたのでリモートワークショップを行いました。
このリモートワークショップでは3つの目的で実行致しました。
1、全員のテレワークの現状を把握する。
2、同期と非同期を効果的に利用する。
3、一つの結果を全員で作成する。

まず現状を把握するため、ブレーンストーミングのような形で、全体会の4日前から全員の好きな時間でテレワークについて意見だしを行いました。120件のアイデアありがとうございます!

非同期付箋貼り

今回は管理者以外のアカウント作成が不要で、手軽に導入が可能なklaxoonを使用しました。こちらは大きいボードに付箋や画像を貼ることが出来、貼った後もリスト表示でライク等のランキングを見たり、Trelloのようなカテゴリ別表示で付箋にカテゴリを付与することができます。
似たような機能ではMiroMURALがありますが、今回はアカウント不要の点を重視し「klaxoon」を選定しました。
付箋を貼る画面に必要な手順(付箋の貼り方・ルール等)を表示し、案内人がいなくても作業が出来るようにしました。

当日は全員が集まり意見を活発にするために次のフェイズを行いました。(全体予定30分)
1、全員で全体を見るフェイズ 5分
  全体の付箋をみて、良い付箋があれば、♡をつける。
2、付箋を理解し、全員でカテゴリを分けるフェイズ 10分
  部署別で枠を決め、SWOT分析タイプ+提案・悩みのカテゴリ分けを行う。
3、全体を見るフェイズや移動で貯めた質問を行うフェイズ 10分
  付箋に対しての質問や提案・悩みに対してはさらにアイデアを与える。
4、アンケート

有難いことに全員が対応して頂き、1や2でもカテゴリ分けで活発な議論が起こり、細かく付箋が移動しました。また、どちらでもない付箋もあるため、新しく「感想」カテゴリを作成しました。一つのことを全体で行うことで一体感も出ていたと思います。
そして3番の質問フェイズでは10分の予定でしたが、活発な議論となり、40分ほどディスカッションを行いました。
全体

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ポジティブ

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ネガティブ

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どちらでもない

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ここでの分析結果はまずはネガティブな意見が多いことでした。私自身はテレワークはポジティブなものだったので、結果として驚きでした。またネガティブな意見でも電気代や運動不足のような多数な意見については電気代の補助の案や全員で運動を行うイベントのアイデアを考え、ポジティブな意見では仕事が捗るとの意見が多いことがわかり、仕事への影響は少ないのではないかとの分析ができます。
最後にアンケートをmentimeterを解散後に行い、データをconflueneceに記載し完了です。
今回は全体で集まる時間も短いため機会が1度でしたが、非同期なイベントを間に挟み、全体で集まる機会の一度の時間を減らし、複数回集まるような形を行うこともリモートでは可能です。(時間調整が減り、移動時間もないため)これからもリモートの良さを生かしたワークショップが出来るよう努力したいです。
リモートワークでコミュニケーションが減ったチームでお勧めな手法と思いますので、是非とも実行してみてください。