リレーブログ#01.5 おまけ

はじめてツールを導入するときは、少なからず抵抗があるものです。

自身をふりかえっても、慣れたやり方やツールから新しいものに切り替えるとき、たとえ自分で決めたツールであっても、ほんの少しの戸惑いと面倒な気持ちが湧いてきます。

「慣れ」を手放し、同じくらいの時間と面倒くささを経て、また新しく「慣れ」なくてはいけない。今までに慣れていれば慣れているほど、新たに費やす時間と不慣れゆえのやりにくさが非効率的に思えるのです。

最初の一歩

リレーブログ#00 を受けて、アトラシアン製品の観点から記載したいと思います。

HYCの取り組み方は、新しいツールの導入や、導入したツールをスケールする際の参考になります。

1.体験し生きた言葉で発信

ツールに限らず、体験者の言葉はユーザーと同じ目線になり、熱量も高く響きやすいものです

2.Before-Afterを示す

伝えたいことや思考プロセスをConfluenceページを使って見える形にしたことで、Before-Afterがわかりやすく伝わります

3.サンプルからはじめる

Confluenceのページを作成すると、はじめは真っ白い画面が表示されます。なんでも書けそうな真っ白いキャンバスは、その一方で、なにから書けばいいのか、どう書けばいいのか迷いやすいのではないでしょうか。

Confluenceには、さまざまな用途やシーンに応じたテンプレートが多数用意されています。いわばサンプルとも言えるテンプレートを使うことで、書き方に迷うことは減ります。

また、テンプレートの利用を通してConfluenceの機能も学ぶことができます。

4. 枠組みをつくる

用途に合わせてテンプレートをカスタマイズし情報を記入する枠組みを用意することで、ユーザーは記入しやすくなります。見出しと入力欄があると、なんらか入力したくなるものです。

次のステップ

Confluenceの活用が進んでいくと、ユーザーが自発的にそれぞれページを作成し情報をまとめるようになります。ナレッジがどんどん増えていく良いことですが、反面、ページの粒度や精度のバラつきが大きくなったり、ページが増えすぎて目的の情報が探しにくくなったりします。

使いたいときに使える状態を保つには、ある程度の手入れが必要でしょう。

手入れのヒントになりそうな事項をいくつか紹介します。

1.ページ階層を検討する

Confluenceページは階層化することができます。ついつい階層を深くしがちですが、サイドメニューに表示されるページツリーは通常は階層を閉じているので、下位の階層のページは「階層を開かないと見えない」状態になります。 見えないものは認識しづらくなります。

あまり階層を深くせず、見通しやすい状態にしておくことは、情報の探しやすさに役立つはずです。

2.ページタイトルの付け方を検討する

Confluenceのページタイトルは、スペース内では重複できません。汎用的なタイトルは重複しやすいので、ユニークになりやすいルールを決めておくといいでしょう。

たとえば「ミーティング議事録」であれば、先頭か末尾に実施日を付加するなどです。

またページタイトルは前半部分で内容が絞れるようにしておくと、情報を探しやすくなります。

3.ページプロパティマクロとページプロパティレポートマクロを利用する

Confluenceには便利なマクロ機能が用意されています。マクロ機能のうち、ページプロパティマクロとページプロパティレポートマクロを利用すると、特定のラベルをつけたページとその情報を一覧形式で確認することができます。異なるスペースにあるページも特定のラベルをつけることで、一覧に集約できます。あちこちに分散している情報を集約したい場合に役立つのではないでしょうか。

リレーブログ#00から、慣れたやり方を手放し、新しいツールの導入やスケールする方法についてお話しました。

次回のリレーブログをぜひご期待ください。